Общее руководство офицерскими заемными капиталами осуществлял Главный штаб, а не финансовая служба. Объяснялось это тем, что в русской армии в центре не имелось единого, наделенного обширными полномочиями финансового органа. Счетный отдел канцелярии Военного министерства выполнял в основном функции по своду смет главных управлений в единую смету министерства и разассигнованию между этими управлениями выделенных средств из государственного бюджета.

В Главном штабе сосредоточивались предложения по изменению положения о заемных капиталах, они тщательно здесь анализировались. Свои предложения об изменении и дополнении некоторых статей положения или о введении нового положения Главный штаб направлял в военный совет, который их одобрял либо отклонял.

При расформировании воинских частей часть средств заемного капитала перечислялась на счета Главного штаба. О ликвидации заемных капиталов в некоторых частях и свои соображения об использовании их фондов Главный штаб докладывал военному совету.

Общий заемный капитал воинской части подразделялся на запасной фонд и собственные вклады участников в капитале (cм.рис.).

Первым, основным источником запасного фонда служили ежегодные ассигнования из государственного бюджета на улучшение быта офицеров. 25% этих ассигнований полку зачислялись в офицерский заемный капитал. Имея в виду, что пехотный полк получал из казны в заемный капитал каждый год примерно 300 руб., можно заключить, что запасной фонд имел немалый постоянный источник денежных средств.

Второй источник — вклады, оставшиеся в заемном капитале от умерших и погибших офицеров, у которых не имелось наследников. В заемный капитал поступали и деньги, вырученные от продажи имущества таких офицеров.
Третий источник — пожертвования генералов и офицеров в заемный капитал, особенно часто поступавшие согласно их завещаниям.

Наконец, постоянным источником являлись начисляемые проценты на капитал, который содержался, как правило, в ценных бумагах, хранившихся в учреждениях Государственного банка.

Каждая воинская часть, хозяйство в которой велось на основе Положения об управлении хозяйством в отдельных частях войск, должна была иметь экономический капитал. Наличие его в полку давало возможность более успешно решать многие проблемы, ра­ционально расходовать средства.

Во-первых, благодаря полковому капиталу финансировались расходы, вызванные мобилизацией и войной. Как только появился полковой капитал, его общая сумма расписывалась на крупные хозяйственные надобности (снаряжение, обоз, оружие, лазарет и др.). Одновременно за счет этих сумм предусматривались затраты, обусловленные войной.

Последние производились на экстренные хозяйственные надобности в период мобилизации, на эти же цели во время "военного похода" (т.е. в ходе войны) и на финансирование вновь формируемой части данным полком. Перечень военных предметов, приобретение которых за счет полкового капитала призна­валось необходимым во время мобилизации и войны, определял командир дивизии.

Сведения о капиталах из войск стали сообщаться соответствующим департаментам Военного министерства (артиллерийскому, инженерному, интендантскому и др.). Был заведен учет капиталов в целом за каждый департамент.

Вместе с годовой сметой доходов и расходов департаменты обязаны были представлять военному совету министерства отдельные сметы о своих капиталах. Общий надзор за использованием департаментами капиталов осуществлял военный совет министерства.

В 1833 г. было решено объединить учет экономических капиталов департаментов в рамках всей армии, что позволяло получать сведения о состоянии полковых денежных капиталов в целом за армию, усилить контроль за их движением.

В 1836 г. Николай I утвердил первое положение о денежных капиталах как специальных средствах Военного министерства по Главному штабу. Положением устанавливались конкретные правила формирования и расходования капиталов. В счетном отделе канцелярии министерства были введены дополнительные штатные должности для учета капиталов, переписки с различными учреждениями и лицами об их суммах, разработки рекомендаций об их источниках и использовании.

Капитал использовался на сооружение стрелковых стрельбищ и тиров, учебных кузниц в артиллерийских частях, на приобретение походных палаток, гимнастических снарядов, биноклей, на строительство дорог, необходимых исключительно для воинских частей, водопроводов, конюшен и других сооружений в лагерях, на расширение и ремонт помещений лагерного офицерского собрания, на премирование личного состава за успехи в военной подготовке и т.д.

Военный совет министерства стал разрешать за счет экономических сумм такие расходы, которые, строго говоря, непосредственного отношения к хозяйству войск не имели.

Из средств полкового капитала выдавались возвратные ссуды на постройку казарм, церквей, манежей, офицерских квартир при казармах и других служебных помещений, приобретались седла, чемоданы-кровати для офицеров, музыкантские инструменты, осуществлялась сезонная заготовка овощей, досрочно закупалось продовольствие, требуемое к заготовлению в случае мобилизации. Деньги эти считались находящимися в долгу, а потому войсками принимались меры к своевременному их получению. В 1912 г. они выражались суммой почти 700 тыс. руб.

В экономической литературе России к определению понятия капитала имелось два разных, значительно отличавшихся друг от друга подхода.

При первом подходе капитал рассматривался в широком плане — как совокупность всех материальных и денежных средств в ведомстве, учреждении, организации. Соответственно такому его содержанию он подразделялся на капиталы материальный (вещный) и денежный.

Под первым имелось в виду все материальное имущество, а под вторым — все денежные суммы.

В полку при таком понимании денежного капитала его суммы распадались на три части: переходящие, т.е. в обязательном порядке передаваемые ротам, выплачиваемые военнослужащим и др.; хозяйственные, поступавшие из бюджета на хозяйственные надобности, в том числе закупку продовольствия, фуража, вещевого имущества и др.; разные (капиталы офицерского собрания, офицерский заемный, церковный и др.).